Certificado digital en España siendo extranjero: cómo obtenerlo con NIE

Tres cosas que la gente confunde

Antes de nada, hay que separar tres sistemas que no son lo mismo y que no sirven para lo mismo.

De la tabla sale ya la primera conclusión: la vía rápida del español —obtener el certificado «con el DNIe», sin salir de casa— no existe para quien no tiene DNI. Y la segunda: Cl@ve y el certificado no son alternativas equivalentes. Lo explicamos a continuación, porque es la parte que casi nadie cuenta y la que decide el orden de sus trámites.

Por qué en extranjería Cl@ve no basta

La diferencia tiene una raíz jurídica concreta. La Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común regula en dos artículos distintos dos operaciones distintas: el artículo 9, los sistemas de identificación de los interesados —quién es usted—, y el artículo 10, los sistemas de firma admitidos —qué quiere usted—. Los certificados electrónicos cualificados aparecen en los dos artículos y las Administraciones deben admitirlos en todos sus trámites. Un sistema de clave concertada como Cl@ve está en el artículo 9, y solo alcanza al 10 cuando, dice el artículo 10.4, «la normativa aplicable lo prevé expresamente».

Esa frontera abstracta se vuelve muy concreta en la ventanilla electrónica de extranjería. Según la página oficial de trámites que se pueden realizar por Internet del Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones:

Y MERCURIO, la aplicación de solicitudes telemáticas de autorizaciones de extranjería, lo dice con la misma claridad: «Deberá disponer de un certificado digital reconocido por cualquiera de las entidades oficiales de certificación nacionales, o del DNI electrónico», y «se le pedirá que firme con su certificado digital el formulario y la documentación adjuntada» (sede electrónica de las Administraciones Públicas).

El requisito previo: tener NIE no es suficiente

La FNMT expide el certificado a quien «esté en posesión de su DNI o NIE». Pero hay un matiz que sorprende a mucha gente en la oficina, y lo advierte la propia FNMT en su página sobre la problemática del uso del NIE: el número «es necesario en el momento de la solicitud del certificado y en el de la acreditación», pero «no es en ningún caso, elemento suficiente para realizar la acreditación de la persona». Y añade: «El NIE es válido siempre que vaya soportado por» un documento que sí acredite la identidad.

Los documentos de soporte que esa misma página enumera son:

• Ciudadanos de la Unión Europea y del EEE: el «Certificado de Registro de la Unión Europea».
• Personas no comunitarias: la Tarjeta de Identidad de Extranjero.
• Alternativa: «Otro tipo de documento en el que conste el NIE».

En la práctica, la lista que se aplica en la oficina es la de la pregunta frecuente de la FNMT sobre documentación. Para ciudadanos extranjeros no comunitarios pide el código de solicitud más «Tarjeta Roja/Verde/Blanca de Identificación de Extranjeros donde consta el NIE junto con el pasaporte», o bien el «Documento oficial de concesión del NIF/NIE» junto con el pasaporte. Para ciudadanos de la Unión, el documento de identificación de extranjeros o el certificado de ciudadano de la Unión con el NIE, junto con el pasaporte; o el documento de concesión del NIF/NIE con el pasaporte o el documento de identidad del país de origen.

Las cuatro vías de obtención, y cuál le sirve a usted

La FNMT ofrece cuatro caminos. Para un extranjero, tres de ellos tienen trampa.

Conclusión: salvo que tenga DNI español, su camino es la acreditación presencial. El certificado de persona física, por cierto, la FNMT lo expide «de forma gratuita»; lo que tiene coste es el servicio de vídeo identificación, que es justo el que hoy no admite NIE.

Si todavía no ha llegado a España: la vía consular

Este punto es el que más nos preguntan y el que menos se explica. Hay que distinguir dos cosas que la FNMT llama parecido:

• El «Certificado Consular» está reservado a personas «de nacionalidad española residentes en el extranjero que no disponen de un DNI en vigor», y exige estar inscrito en el Registro de Matrícula Consular, tener pasaporte español en vigor y un Número de Identificación Consular Central. Un extranjero no cumple esos requisitos.
• El certificado ordinario de persona física, en cambio, sí se puede acreditar fuera de España. La propia FNMT indica, en su página de acreditación de identidad, que además de la red nacional «podrás dirigirte a las Oficinas Consulares de carrera de España en el extranjero» —no así a los registros aduaneros—. Y sus preguntas frecuentes concretan el procedimiento para quien reside fuera: «debe el usuario acudir al consulado o embajada a acreditarse», y «La Embajada o la Oficina Consular de carrera de España correspondiente sellará el modelo de solicitud», que después se remite a la FNMT junto con el código de solicitud.

El procedimiento presencial, paso a paso

1. Configuración previa del equipo. Hay que instalar el «CONFIGURADOR FNMT-RCM», que es el programa que genera las claves. La FNMT advierte con mayúsculas la regla que más disgustos da: «Se debe realizar todo el proceso de obtención desde el mismo equipo y mismo usuario». En la descarga lo repite: «Para descargar el certificado debes usar el mismo ordenador y el mismo usuario con el que realizaste la Solicitud». Por prudencia, use también el mismo navegador.
2. Solicitud por internet. Al terminar, «usted recibirá en su cuenta de correo electrónico un Código de Solicitud» que le pedirán en la oficina.
3. Acreditación de la identidad. «Deberá acudir personalmente a una Oficina de Acreditación de Identidad». La FNMT indica que ha habilitado «más de 2.400 Oficinas de Acreditación de Identidad distribuidas por todo el territorio nacional», entre ellas oficinas de la Agencia Tributaria, de la Seguridad Social y de administraciones autonómicas y locales. Sobre la cita, no hay regla única: «En las oficinas de la AEAT, Seguridad Social y en otras oficinas se requiere de cita previa, consulte con la propia oficina». El localizador oficial de oficinas está enlazado en esa misma página.
4. Descarga. «Aproximadamente 1 hora después de que haya acreditado su identidad» puede descargar e instalar el certificado, en el mismo equipo y con el mismo usuario. La FNMT recomienda hacerlo «lo antes posible».
5. Copia de seguridad. Es el paso que casi todo el mundo se salta. La FNMT lo recomienda expresamente y advierte de que, si hace copia, «debemos copiar todo, parte privada y parte pública», que «si exporta el certificado con su clave privada no debe cederlo a terceros» y que la contraseña de la copia solo la tiene usted: «si la pierde nadie le puede ayudar a recuperarla».

Si no puede acudir en persona, un tercero puede hacerlo en su nombre, pero debe aportar la legitimación notarial de su firma en el contrato. No es un apoderamiento cualquiera: es el régimen del artículo 7.1 de la Ley 6/2020, que exige que el solicitante se persone salvo que su firma esté legitimada notarialmente.

Vigencia, renovación y revocación

Cuánto dura. No hay un único plazo: depende de la jerarquía de certificación que lo emita, y el periodo consta en el propio certificado. La FNMT documenta cuatro años para los certificados de su jerarquía AC Usuarios G2, y una validez «hasta el 31 de diciembre de 2028» para los de la jerarquía anterior, AC FNMT Usuarios. Por encima de todo eso está el tope legal: el artículo 4.2 de la Ley 6/2020 establece que «el período de vigencia de los certificados cualificados no será superior a cinco años». Para saber qué le aplica a usted, abra el gestor de certificados de su navegador y lea la fecha y la autoridad emisora: la FNMT explica cómo en sus preguntas frecuentes.

Renovación. Se puede renovar por internet, sin volver a la oficina, «durante los 60 días previos a la fecha de caducidad de tu certificado» y «siempre y cuando no haya sido previamente revocado». Pero no es indefinido: la FNMT advierte que si «ya fue renovado anteriormente, no podremos emitirte un nuevo certificado sin que acredites tú identidad», y su declaración de prácticas fija el fondo del asunto en que no se haya superado «el plazo máximo de 5 años desde la personación e identificación física del Titular». Es decir: cada cinco años hay que volver a identificarse físicamente. Anótelo en el calendario con dos meses de antelación.

Revocación. Hay que anularlo «cuando el titular crea que su certificado puede haber sido copiado», si un tercero conoce la contraseña o si se pierde el soporte. «La revocación puede ser solicitada en cualquier momento» dentro del periodo de validez, y hay tres vías: la aplicación de anulación online si conserva el certificado, el «Servicio de anulación (revocación) telefónica 24×7» si conoce el código de solicitud, y la oficina de acreditación si lo ha perdido todo. Solo puede pedirla el titular o quien tenga facultades de representación suficientes. Todo está en la página de anulación de la FNMT.

Cl@ve: cómo se registra un extranjero y dónde se atasca

Qué es. Cl@ve se creó por el Acuerdo de Consejo de Ministros publicado mediante la Orden PRE/1838/2014 como sistema de identificación, autenticación y firma electrónica «mediante el uso de claves concertadas» para todo el Sector Público Administrativo Estatal. Ese acuerdo ya preveía dos modalidades: una clave ocasional, de validez muy limitada, y una clave permanente para usuarios habituales. De ahí vienen Cl@ve PIN y Cl@ve Permanente.

Qué ha cambiado. La Administración está migrando a Cl@ve Móvil, que el aviso oficial describe como «un nuevo IDP, llamado Cl@ve Móvil, dentro de las opciones disponibles en la pasarela Clave», que une «en una experiencia de usuario unificada y simplificada, los IDPs preexistentes de clave PIN y clave permanente». El mismo aviso aclara que durante la transición «convivirán los tres IDPs (Cl@ve PIN, Cl@ve Permanente y el nuevo IDP Cl@ve Móvil) para facilitar el cambio» y que no hace falta volver a registrarse. Consulte el estado del día en clave.gob.es.

Los dos niveles. El registro puede ser básico o avanzado según cómo se haga, y eso condiciona a qué puede acceder: «Dependiendo de tu nivel de registro (básico o avanzado) habrá trámites a los que no puedas acceder». Con el nivel básico, además, «no podrás utilizar Cl@ve Firma».

Y aquí viene el problema para un extranjero. De las vías de registro, hoy:

• Videoidentificación: cerrada. La página oficial lo advierte: «Temporalmente solo se ofrecerá el registro por videoidentificación a ciudadanos españoles con un DNI en vigor».
• Carta de invitación: la carta «será enviada por correo postal a tu domicilio fiscal», es decir, al que conste en la base de datos de la Agencia Tributaria. Si ese domicilio no está actualizado, la carta no llega: es el punto de fallo más habitual del recién llegado. Contiene un código de verificación de «16 números y letras en mayúsculas», y para registrarse con NIE «se solicitará el número de soporte que aparece en su documento» —un dato que figura en la tarjeta física, no en el documento de concesión del NIE—.
• Con certificado electrónico o DNIe: presupone tener ya una de las dos cosas.
• Presencial: la guía de la Agencia Tributaria para sus oficinas de registro exige que el ciudadano extranjero tenga NIE asignado y presente «un documento identificativo con validez legal: Certificado de Registro de Ciudadano de la Unión, Tarjeta de Identidad de Extranjero o Permiso de residencia, junto con la documentación que acredite su identidad, expedida por las autoridades competentes del país de origen o de procedencia». Y razona por qué: esos documentos «no se consideran un documento identificador, sino un documento que acredita la residencia legal en nuestro país».

Dos detalles más que conviene saber antes de ir:

• Un solo documento por teléfono. Las preguntas frecuentes de Cl@ve son tajantes: «sólo se puede asociar un DNI/NIE a un mismo número de móvil». Una familia no puede compartir un teléfono para varios registros, y si otra persona se registra con su número, el registro de usted queda sin teléfono asociado. Si su móvil es extranjero, compruebe que puede recibir SMS de operadores de otros países.
• El registro presencial no se puede delegar. La Agencia Tributaria lo dice literalmente de ese trámite: «Este trámite no puede efectuarse mediante representación ni a través de apoderamiento». Su abogado no puede registrarle en Cl@ve.

¿La TIE sirve como el DNI electrónico? No

La pregunta es razonable: la TIE es una tarjeta y lleva chip. Pero no son equiparables.

El chip del DNI electrónico contiene dos certificados: uno «de autenticación», para establecer un canal seguro, y otro «de firma», que «utiliza para la firma de documentos garantizando la integridad del Documento». El chip que la Policía Nacional describe en el nuevo formato de la TIE es otra cosa: un «chip RFID de identificación similar al del Pasaporte», que «contendrá la imagen y los datos biográficos» y se lee «con un lector con tecnología NFC, e introduciendo el número CAN», pensado para que «pueda ser leído por cualquier sistema de inspección fronteriza». No se menciona certificado de firma alguno. Y el Ministerio del Interior añade un matiz importante: la TIE «acredita su situación administrativa (no su identidad)».

El argumento definitivo es el de la propia FNMT: ofrece una vía «con DNIe» y no ofrece ninguna vía «con TIE». Si la TIE llevase certificados de firma, existiría. Por eso el extranjero tiene que acreditarse en una oficina y el español no.

Las notificaciones electrónicas: el plazo que corre sin que usted lo sepa

Esta es la razón menos conocida y más seria para tener certificado. Las notificaciones de la Administración se ponen a disposición en la Dirección Electrónica Habilitada única, y el Punto de Acceso General advierte que «para poder acceder a la DEHú, necesitarás un medio de identificación electrónico (certificado digital o Cl@ve)», y que «en general, y siempre que esté disponible, la Administración te enviará tus notificaciones de manera electrónica». La base legal son los artículos 40 a 46 de la Ley 39/2015.

Lo que importa es el reloj. La propia Administración advierte del plazo de diez días naturales desde la puesta a disposición para acceder al contenido de la notificación (así lo formula, por ejemplo, la Seguridad Social en su herramienta de notificaciones telemáticas). Y en extranjería, el acceso a «mis expedientes» exige certificado digital o DNIe.

¿Está usted obligado a relacionarse electrónicamente?

El artículo 14 de la Ley 39/2015 lo resuelve así. Como regla, «las personas físicas podrán elegir en todo momento si se comunican con las Administraciones Públicas» por medios electrónicos o no, y pueden cambiar de criterio cuando quieran. Para un extranjero persona física, por tanto, el certificado es una ventaja, no un deber.

Pero el apartado 2 obliga, en todo caso y para cualquier trámite, a las personas jurídicas, a las entidades sin personalidad jurídica, a quienes ejerzan una actividad profesional de colegiación obligatoria en los trámites propios de esa actividad, a quienes representen a un obligado, y a los empleados públicos en lo propio de su condición. Si usted tiene una sociedad en España, está obligado. Y su abogado, por colegiación obligatoria, también.

Si tiene empresa: el certificado de representante

El certificado de persona física identifica a la persona. Para actuar en nombre de una sociedad hay otra familia de certificados, los certificados de representante, en tres modalidades: administrador único o solidario, persona jurídica, y entidad sin personalidad jurídica. Todas ellas cualificadas conforme al Reglamento (UE) 910/2014, según la propia FNMT.

Dos reglas de encaje que evitan un viaje en balde. La primera: quien es administrador único o solidario no debe pedir el de persona jurídica, sino el suyo propio; y ese está limitado a sociedades anónimas y limitadas, con las facultades de representación inscritas en el Registro Mercantil, y «NO puede ser solicitado por administradores mancomunados, apoderados, consejeros». La segunda: el de persona jurídica lo puede obtener un representante que no sea administrador, pero necesita «poderes específicos de representación con la cláusula especial que le permita obtener este tipo de certificado».

Dos diferencias respecto al de persona física: los tres tipos de certificado de representante «tienen un periodo de validez de 2 años», y tienen coste (el importe actualizado, en la ficha de cada modalidad).

¿Puede hacerlo su abogado por usted?

En parte sí, y conviene saber exactamente dónde está la línea.

Lo que sí. La representación se inscribe en el Registro Electrónico de Apoderamientos, que permite designar a otra persona «para actuar en su nombre» con tres alcances: «apoderamiento general para cualquier actuación administrativa ante cualquier Administración Pública», general para una Administración concreta, o «para determinados trámites». Se otorga por comparecencia electrónica —«con DNI electrónico o certificado digital reconocido en vigor (requisito imprescindible)»— o presencial en una Oficina de Asistencia en Materia de Registros, y su «plazo máximo de vigencia no podrá ser superior a los 5 años». El soporte legal es el artículo 6 de la Ley 39/2015 y la Orden PCM/1384/2021. Además, la sede electrónica prevé accesos específicos para la Abogacía, los Gestores Administrativos y los Graduados Sociales en MERCURIO, condicionados a «estar dado de alta en el Consejo General correspondiente».

Lo que no. Su identidad la acredita usted. La FNMT exige que «deberá acudir personalmente» —salvo tercero con legitimación notarial de su firma— y el registro presencial en Cl@ve, dice la Agencia Tributaria, «no puede efectuarse mediante representación ni a través de apoderamiento». Nadie puede sacarle el certificado en su nombre.

Preguntas frecuentes

Marco normativo

• Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas — artículo 6 (registro de apoderamientos), artículos 9 y 10 (identificación y firma), artículo 14 (obligación de relacionarse electrónicamente) y artículos 40 a 46 (notificaciones).
• Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza — artículo 4.2 (vigencia máxima de cinco años), artículo 6.1.a) (el NIE como identificador válido en un certificado) y artículo 7 (identificación presencial y vídeo identificación).
• Reglamento (UE) 910/2014, eIDAS — artículo 3 (definiciones de certificado y firma cualificados) y artículo 25, según el cual «una firma electrónica cualificada tendrá un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita» y será reconocida en todos los Estados miembros.
• Orden ETD/465/2021, de 6 de mayo, sobre métodos de identificación remota por vídeo para la expedición de certificados cualificados, modificada por la Orden ETD/743/2022.
• Orden PRE/1838/2014, de 8 de octubre, por la que se publica el Acuerdo de Consejo de Ministros que aprueba Cl@ve.
• Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, y Orden PCM/1384/2021, de 9 de diciembre, reguladora del Registro Electrónico de Apoderamientos.

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